Warum dokumentieren?
- Dokumentierte Kontrollen belegen, dass der Betrieb seine Sorgfaltspflichten erfüllt und bei Abweichungen angemessen reagiert hat.
- Die Unterlagen müssen nachvollziehbar, lesbar, datiert und einer verantwortlichen Person zugeordnet sein.
Typische Nachweise
- Wareneingangskontrollen einschließlich Temperatur, Zustand, Lieferant, Charge und Beanstandungen.
- Rückverfolgbarkeit: Herkunft der Ware und Verbindung zur vorgelagerten Stufe; Chargeninformationen sollten bis zum Verkauf erhalten bleiben.
- Temperaturkontrollen von Kühl- und Tiefkühlgeräten, Reinigungs- und Desinfektionsnachweise, Schädlingsmonitoring, Schulungen und Wartungen.
- Gefahrenanalyse, HACCP-Prüfungen, festgelegte Grenzwerte, Korrekturmaßnahmen und Wirksamkeitskontrollen.
Aufbewahrung und Organisation
- Für bestimmte Wareneingangsdokumentationen wird eine Aufbewahrung von mindestens fünf Jahren genannt; konkrete Fristen sind je Dokument und Rechtsgrundlage zu prüfen.
- Ein Dokumentenverzeichnis mit Zuständigkeit, Ablageort und Aufbewahrungsfrist verhindert Lücken.
- Digitale Aufzeichnungen sind möglich, sofern sie unveränderbar beziehungsweise Änderungen nachvollziehbar, gesichert und bei Kontrollen verfügbar sind.